Anteriormente te contamos cómo usar WhatsApp en tu empresa, hoy te contamos cómo utilizar esta app en la comunicación con tu equipo de trabajo.
La utilización de mensajería instantánea mediante aplicaciones como WhatsApp forman parte del día a día en las empresas, las innumerables posibilidades de entablar la comunicación en tu lugar de trabajo, han dejado de lado las formalidades que antes parecían intocables.
Estas aplicaciones marcan un cambio en la interacción entre los integrantes de las empresas, principalmente la comunicación interna, ya que se puede agilizar y generar cercanía entre los empleados; sin embargo, es necesario tomar medidas para evitar acciones que resulten invasivas y que puedan saturar a los miembros de tu equipo de trabajo.
Recuerda que, fuera del horario de trabajo, ni la persona trabajadora tiene obligación de estar conectada a internet, ni tendría obligación de contestar.
A continuación, enumeramos para ti algunas ventajas y desventajas del uso de esta aplicación:
Ventajas
- No requiere formación para implementar su uso, ya que cualquier trabajador la utiliza en su día a día.
- Es rápida y permite enviar archivos adjuntos.
- Queda un registro de las comunicaciones y tiene herramientas como el buscador, que permite localizar mensajes antiguos.
- Es una herramienta efectiva para coordinar equipos de trabajo o mantener al día a los empleados.
- El tono utilizado en los mensajes permite emitir mensajes informales y comprensivos.
- Baja el costo de la comunicación y la vuelve más transparente.
Desventajas
- Dificulta la concentración en una sola tarea, ante la llegada de notificaciones.
- Si no se gestiona correctamente puede provocar estrés y disminuir los niveles de productividad.
- Los mensajes pueden ser interpretados de manera distinta a como fueron redactados.
- Debido a que aún no se puede confirmar la seguridad del uso de esta aplicación en todos los dispositivos, se recomienda evitar compartir información confidencial, como contraseñas.
- Los empleados pueden sentirse maltratados, excluidos o saturados.
- Puede agobiar a los empleados porque suma otro flujo de información que deben de verificar, lo que desdibuja la línea entre oficina y hogar.
Recomendaciones de uso
Ante la serie de ventajas y desventajas que tienen lugar debido a la utilización de esta herramienta, te mostramos algunas recomendaciones para que hagas un uso correcto y la aproveches entre tus empleados o tu equipo de trabajo.
Es importante comunicar a tus empleados, a través de una reunión o un mail, la utilización de WhatsApp, así como un instructivo con las normas que se deberán seguir, por ejemplo:
- Las horas en las que se realizarán las comunicaciones.
- El contenido de los mensajes.
- El protocolo a la hora de enviar información sensible o privada.
Asimismo, es importante considerar que WhatsApp es un formato de comunicación informal que no sustituye a la comunicación corporativa formal.
